Gestion de commandes

Qu’est-ce que la gestion des commandes ?

La gestion des commandes est un processus à plusieurs étapes, toujours similaires. Le client ayant besoin de produits passe commande de manière physique, ou automatique via des matériels électroniques. La marchandise est acheminée par tous moyens utiles, et le client reçoit donc ses marchandises. Cette dernière étape en termine le processus. Évidemment, la gestion des commandes est intimement liée à celle des stocks (qui sont produits et/ou achetés en amont). Sans un niveau de stock suffisant pour servir le client, quel que soit le montant physique de sa commande, il ne peut pas y avoir de bonne gestion de la commande. Sans un niveau de production satisfaisant, la gestion des commandes est impossible.

Pour un producteur, on peut retrouver les étapes suivantes de la gestion des commandes :

1. Achats de matière première et/ou de pièces détachées ;
2. Production ;
3. Stockage ;
4. Transport ;
5. Livraison.

Les spécificités de la gestion de commandes

L’axe principal d’une gestion de commandes efficace est l’inventaire. La gestion de commandes est le processus qui consiste à passer les commandes en direct ou sur une plateforme de stockage. L’inventaire des marchandises exploitables ou vendables, présentes en réserve et sur la surface de vente, permet de bien gérer ses stocks.

Les opérations de gestion des stocks sont les suivantes :

• Les entrées sont enregistrées dans le logiciel de gestion de la surface de vente ;
• Les passages en caisse déduisent automatiquement les quantités présentes sur la surface de vente ou chez le producteur (ce stock apparent sur l’ordinateur n’est pas toujours le stock réel) ;
• Le stock réel se calcule en tenant compte des vols, pertes, périmés, cassés non enregistrés, et qui seront connus par différence lors d’un inventaire physique ;
• L’opération d’inventaire physique est de plus en plus souvent remplacée par un calcul aléatoire se basant sur un pourcentage estimé de la démarque inconnue (vols, casse non enregistrée, etc.) ;
• Le stock précisément connu par le logiciel de gestion permettra des commandes fiables, qui seront majorées ou réduites en fonction de la prévision des ventes.

Exemples et mise en pratique

La gestion de commandes et la supply chain

La gestion de commandes impacte le fonctionnement de l’ensemble de la supply chain. Les deux exemples types de gestion des commandes sont ceux du fabricant de produits finis et du distributeur.

• Le producteur travaille avec de nombreux partenaires dont les fournisseurs de matière première, pièces détachées, composants ; les emballeurs, les distributeurs, le SAV, le service de retour de produits obsolètes ou à recycler ;
• Le danger est de perdre la vision qualitative et quantitative de la commande en cours ;
• D’où l’utilisation de logiciels de commandes fiables, qui tiennent parfaitement compte des prévisionnels de vente et des stocks présents ou en cours d’acheminement.

La gestion de commandes du distributeur ou du logisticien

Les logiciels de commandes sont paramétrés en fonction du stock théorique, qui doit se rapprocher le plus possible du stock réel. Lors des sorties caisses, chaque oubli ou erreur de scannage induit une erreur sur le stock réel. Résoudre la problématique de gestion de commande passe par une excellente maîtrise de la réalité des stocks sur l’ordinateur, et de la prévision des ventes.

La gestion de commandes et les prévisionnels

Pour les producteurs comme les distributeurs, la prévision des ventes tient compte de l’historique connu depuis des années, de la saisonnalité des ventes, du changement de normes et lois. Cependant, chaque produit possède son attractivité, sa date d’obsolescence, de péremption, et répond à des incitations marketing saisonnières (Noël, Nouvel An, Pâques, été, hiver…). Parfois, un simple changement de norme ou de loi provoque un pic des ventes. L’anticipation statistique reste le domaine privilégié des acheteurs dans l’industrie et la distribution.

Pour tous les clients finaux, particuliers comme professionnels, la gestion de commande implique des échanges virtuels ou physiques avec le logisticien lors de l’acheminement de la marchandise. Chaque étape représente l’opportunité de perdre ou gagner la confiance du client. Au détriment ou au profit des résultats du logisticien et du commerçant ou producteur.

La gestion de commande en chiffres

• Vol en magasin (démarque inconnue) : 49 milliards d’euros par an pour les distributeurs européens ;
• 6 % des distributeurs européens ont recours à la RFID pour automatiser leurs inventaires. [1]

Bases réglementaires

• Les conditions générales de vente (CGV) du fournisseur.
• Le contrat commercial d’achat de votre fournisseur.
• Les conditions générales d’achat (CGA).

[1] Source de ces chiffres : https://www.lsa-conso.fr/decouvrez-la-veritable-facture-du-vol-en-magasins,322496